Прочитайте це ASAP | Блог

Блог go UPPR // Прочитайте це ASAP

Прочитайте це ASAP

Коли вам щось терміново потрібно від друга чи колеги, як ви повідомите їм про це? Найчастіше, написавши ASAP. Зазвичай клієнту чи босу ми такого не пишемо, а от друзям і колегам, чому б ні? Завжди прошу. Усі ж свої.

Will you share your feedback ASAP?

"Could you, please, return the signed agreement ASAP?"
"Will you share your feedback ASAP?"
"Get back to me ASAP"

Щось типу цього, я думаю, ви бачили сотні разів у своєму Inbox. Але чи думали ви про те, як почувається адресат від вашого ASAP?  Мене кожного разу буквально “пересмикує”.   Думаю, і більшість дорослих людей, професіоналів своєї справи, не порадує те, що хтось намагається “рулити” їх часом, вимагаючи ASAP-дій. Навіть від боса, який ніби й “має право”, таке отримати не особливо приємно.

І якщо запит терміновий для іншої людини – це зовсім не означає, що він також має бути терміновим для мене. Такий підхід ніби вказує на “недоважливість” планів, часу та завдань отримувача. Плюс, командний тон ASAP відбиває будь-яке бажання не те що ставити у пріоритет, а взагалі виконувати.

І що важливо, ASAP - "as soon as possible" - насправді досить розмитий спосіб повідомити про терміновість. Ви пишете as soon as possible, ОК, мені possible через тиждень! Вам так підійде?

ASAP не ставить ніяких часових рамок і залишає багато простору для польоту фантазії! Отже, ASAP - не найкращий варіант спілкування ні з колегами, ні з підлеглими.

Як тоді замінити, таке звичне і все ще улюблене багатьма ASAP? Ось деякі варіанти.

Альтернативи

#1. "... by [date and time] because [reason]".
“Please submit your specs by Thursday at 4 pm, I badly need them because … [reason]”.

У вас є дедлайн? Як на мене, найкращий варіант — прямо сказати, коли вам потрібно рішення/інформація тощо. Чомусь вважається, що вказати в імейлі конкретний дедлайн - це грубо та неввічливо. 🤔

Навпаки! Ви таким чином виказуєте максимальну повагу до свого читача, до його/її часу. Адже, знаючи терміни, можна планувати й таки виконати ваше прохання.

І думаю, ви розумієте, якщо адресат не збирається для вас нічого робити, то результату не буде ні з ASAP, ні без нього.

Ще часто формулювання з конкретними термінами відносять до занадто вимогливих. Зовсім ні. Тим більше, якщо ви адекватно обґрунтували причину свого поспіху. Але якщо все-таки боїтеся видатися pushy, чи хочете проявити ще більшу турботу та повагу до отримувача, чи сумніваєтеся, що завдання посильне за такий проміжок часу, напишіть в кінці:
“Does this timeline meet your expectations?/Does this timeline fit your plan/schedule/to-do list?”.

Зрештою, якщо хтось не встигає, завжди можна відповісти:
“My schedule is jam-packed now, so I think I’ll need a few more days/hours”.

Знаючи дедлайн, можна планувати!

#2.“I normally wouldn’t ask for such a quick turnaround, but [reason for urgency]. It would be great if you could address this by [date and time]”.
Мега ввічлива та емпатійна опція попереднього варіанту!

# 3. “It would be great/I would be grateful if you could address this by [date and time]”.
Ще один варіант з вказанням дедлайну – підійде для тих, хто не хоче (або вважає зайвим) пояснення причин urgency.

# 4. “When you have a chance [in the next day, this week]”.
Написавши "when you have a chance", ви проявляєте турботу та повагу до вашого читача, не командуєте, не створюєте rush, даєте можливість видихнути та запланувати допомогу вам, а вказавши дедлайн — help to make it happen on time.

Повага та турбота про читача - найголовніше!

# 5. “Is [date and time] feasible for [task]?”.
Хоча я уже писала, що повідомляти адресатів про дедлайни – абсолютно нормально, але якщо вам ствердне формулювання є все ще неприйнятним, використайте форму пропозиції:
 "Is [date and time] feasible/suitable/workable/achievable/attainable/appropriate for [task]?".

Отримаєте у відповідь: 
“I need more time”, ОК, “Okay, would it be feasible for you to send me initial comments by that date?”.

Такий “хід” варто зробити, щоб отримувач ”закомітився” зайнятися завданням до дедлайну. Своєрідна запорука прогресу щодо завдання і його виконання в домовлений термін.

# 6. "This is time-sensitive".
Немає дедлайну, але результат потрібен швидко, напишіть 
"This is time-sensitive".
4 прості слова, які і передають need for speed, і не мають усіх недоліків ASAP.

# 7. "I’d be grateful if you got to this [before X and Y]".
Варіант, який підійде скоріше менеджерам або тим, хто має право роздавати завдання та виставляти пріоритети. Тим більше, що такий підхід є насправді mindful, адже бос не просто безладно навантажує додатковою роботою, а показує рівень важливості кожного завдання. Продуктивність без зайвого стресу!

# 8. "[Timely ask]".
Хочете привернути чиюсь увагу і одночасно акцентувати на терміновості? Кращого варіанту, ніж додати "[timely ask]" (чи схожий варіант) у тему листа, не знайти. Єдине: намагайтеся не зловживати таким способом, бо якщо у вас усі імейли будуть "[timely ask]", то на них швидко перестануть реагувати.

Отже, якщо існує стільки кращих опцій, то можна і видалити ASAP зі свого лексикону? Правда?