Case study: Can u catch me up | Блог

Блог go UPPR // Case study: Can u catch me up

Case study: Can u catch me up

What do I miss today? Stuck in a traffic jam. Can u catch me up? Яка ваша реакція на такий імейл?



Отже, колега не встиг на ранішній stand-up meeting через затори на дорогах і пише вам:

 

Hey, What do I miss today? Stuck in a traffic jam. Can u catch me up?

Яка ваша реакція на такий імейл?

  1. Потрібно допомогти колезі.
  2. Чувак, треба раніше вставати!
  3. Блін, хто його вчив імейли писати?

Згідно опитування, більшість обрирають — допомогти колезі, що звісно, дуже похвально. Тим більше, кожен може опинитися в подібній ситуації. Але колезі слід було б написати більш respectful email. Це він/вона просять про послугу, а не навпаки.

Отже, основні баги:

1. навіть у неформальному імейлінгу писати просто ‘hey’ — неввічливо. Імейл — це не instant message. І я маю сумнів чи імейл взагалі адресовано мені, і лише побачивши імейл адресу, переконуюся, що це не спам. Називати людину на і'мя — взагалі обов'язковий елемент для встановлення нормальних, професійних відносин;

2. і таке недбале звернення показує, що інформація взагалі-то не особливо потрібна, а так, аби було, може, коли згодиться;

3. в такому формулюванні проблема автора (затори на дорозі та спізнення на зустріч) раптом стає проблемою адресата, адже йому/їй потрібно тепер щось робити з цим;

4. звісно, на імейл варто відповісти, але по-перше, відповідь буде без особливого бажання, по-друге, колега уже залишив після себе досить погане враження;

5. ще важливий момент — одним реченням не опишеш, що було на мітингу. Хіба що можна написати: "Nothing special, just a regular meeting. Check meeting minutes". А детальний опис займе з півгодини часу. Чужого часу! Ніхто цим не буде морочитися. А колезі напишуть підійти в обідню перерву чи зателефонувати?

Sure, come up to me during the lunch break.

ОК, як тоді написати подібний імейл, але щоб звучати професійно та отримати потрібну інформацію?

Так от, якщо забрати усі баги і проявити хоч мінімальну турботу про читача, то має вийте щось таке:

 

Hey [Name]

Unfortunately, I’ve missed a meeting today because of a traffic jam. I’ve come through meeting minutes, but the action items on a new CRM module are not that clear for me. Can I please meet with you to go over some questions I have?

Thank you,
Jennifer

Розумієте, чому такий варіант набагато кращий? Перш за все, тому що ви не перекидаєте свою проблему на когось, а показуєте, що намагалася вирішити її самостійно. Також, виказуєте повагу до часу колеги, не просите повного апдейту, а лише роз’яcнення одиного з пунктів, які були на мітингу.