Контекст — король або мантра для ефективних імейлів | Блог

Блог go UPPR // Контекст — король або мантра для ефективних імейлів

Контекст — король або мантра для ефективних імейлів

SMMники повторюють, як мантру, що контент — це король. В імейлах те саме можна сказати про контекст. Те, що люди знають (чи думають, що знають) про предмет, кардинально змінює їх сприйняття.



От, наприклад, такий імейл:

 

Thank you for the detailed email.

Саме по собі формулювання OK, але в різних контекстах його сприйняття буде змінюватися.

Це запросто може бути:

  • як і подяка за чітко та детально розписану ситуацію;
  • так і іронія чи
  • прихована критика, що хтось пише занадто довгі імейли, дає занадто багато інформації, не вміє виділяти головне, обтяжує всіх своїми лонгрідами й уже не вперше.

Адресат, який свято вірить в безгрішність своїх імейлів, досконалість навичок та ігнорить зворотний зв'язок, може сприйняти слова за щиру вдячність та пишатися собою, хоч автор іронізує.

І, навпаки, якщо хтось і слово зайве боїться написати, то йому буде здаватися, що над ним глузують чи навіть сарказмують. Тому потрібно навчитися завжди брати до уваги контекст, а не розцінювати явища самі по собі. Вони не існують в якомусь вакуумі, а залежать від багатьох аспектів.

Шаблони НЕ ПРАЦЮЮТЬ!

Те саме стосується шаблонів.

Так, шаблони/темплейти/заготовки — це зручно (copy-paste і в дамках). Це продуктивно (не потрібно винаходити велосипед кожного разу). Це надійно (якщо взяти в авторитету, а не Гугла, то можна довіритися, що так пишуть). Тобто плюсів — багато.

Єдине, що… шаблони практично НЕ ПРАЦЮЮТЬ!

Хоч я і не радикально проти шаблонів, я проти їх бездумного використання, але щиро вірю, що копіпейст і кліше не додадуть цінності вашому імейлу. Усе потрібно адаптувати з урахуванням контексту.

Особливо тепер, коли стільки ботів розвелося, й інколи складається враження, що вони спілкуються краще за живих людей. Бо останні, коли знайдуть вдалу фразу чи навіть цілий абзац, то давай у свій лист пхати. А чи підходить вона під контекст — пофіг, так же ж класно звучить.

Сприйняття фрази змінюється залежно від контексту.

А одна і та сама фраза в різних контекстах по-різному звучить і сприймається. І коли ви використовуєте шаблон і не враховуєте цього, то ви як one trick pony.

От, наприклад, для організації зустрічі, часто починають імейл так:

 

We need to arrange a time schedule for our next meeting.

Коли цей імейл адресується команді від менеджера, який знає, що у всіх є багато важливих питань для обговорення, зустріч потрібна всій команді й кожному буде там, що сказати, то ОК.

Але коли це штатний мітинг, який буде знову ні про що, де кожен буде говорити про апдейти, які й так усі знають, крім менеджера… То на таку фразу виникає реакція — нам треба? Кому це "нам"? Тобі треба ти й зустрічайся! Зрозуміло, що такого не напишуть, але враження залишиться і вплине на ставлення та поведінку в майбутньому.

І взагалі в такому випадку менеджеру краще не зустріч організовувати, а запросити апдейти імейлом.

Чи, наприклад, у клієнта запитують таким чином про conference call, коли команда налажала і потрібно обговорити наступні кроки усно. У клієнта одразу виникне супротив типу "мені треба?" Це вам треба, щоб ви могли пояснити фігню, яка відбулася. А ще краще — її самі й розгребли. Про що тут говорити?

Клієнта варто було б запитати, а не констатувати факт.

 

Do you have any time on [day] when we could sit down for [time frame] and talk through the details about [fuck up]?

Так, агресія може нікуди й не подінеться, але конструктиву точно буде більше