Як писати імейли, на які відповідають? | Блог

Блог go UPPR // Як писати імейли, на які відповідають?

Як писати імейли, на які відповідають?

Попри всі старання, бажання і місцями агресію різних месенджерів, статистично імейли залишаються домінантним засобом комунікації. Тільки проблема в тому, що, можливо, занадто домінантним. Через надмірно велику кількість імейлів навіть адекватним авторам (імейлерам) доводиться боротися за увагу читачів.

Бути прочитаним — основна дилема багатьох авторів

Попри всі старання, бажання і місцями агресію різних месенджерів, статистично імейли залишаються домінантним засобом комунікації. Тільки проблема в тому, що, можливо, занадто домінантним. Через надмірно велику кількість імейлів навіть адекватним авторам (імейлерам) доводиться боротися за увагу читачів.

А маркетологам та сейлзам дістається поповній. Як вони не вивертаються та що тільки не вигадують, а reply rates та open rates тільки падають з року в рік. Виникає враження, що з кнопкою DELETE зріднилися багато адресатів.

Бути почутим/прочитаним — основна дилема багатьох авторів.

Який найкращий і перевірений спосіб привернути увагу до свого листа, щоб його помітили, прочитали, а в ідеалі — ще й відповіли?

Спробуйте почати з того, що будете у кожному своєму імейлі дотримуватися ось цих простих правил. Або хоча б одного. І ваші імейли уже значно відрізнятимуться.

1.Пишіть короткі імейли! 

Шкоду від довгих імейлів я уже детально описувала. З такою глобальною перевантаженістю інформацією, коли навичка читати давно переросла у звичку пробігтися очима, ця порада виглядає максимально логічною. Усі й так дуже зайняті, то навіщо надсилати один одному талмуди інформації, а потім ще ображатися, що їх ніхто не читає. Пишіть рівно стільки інформації, скільки потрібно. З імейлом, як зі стравою, яку ви готуєте за рецептом: все повинно бути у певній пропорції та в певній послідовності. Якщо додати зайвий інгредієнт, то може і можна буде їсти, але навряд чи смакуватиме. Так і ваш імейл не повинен містити зайвих слів, щоб по-справжньому "смакувати" читачеві.

Cut to the chase

2.Пишіть найважливіше спочатку.

ак, не потрібно починати з І am writing to… чи ще якогось безглуздого вступу. Переходьте одразу до суті. Ви ж не шкільне есе пишете?! Та не в олімпіаді берете участь. Це ділове листування, тому, як кажуть в Голлівуді —  cut to the chase.

3.Підсумуйте імейл в темі.

Пишіть адекватну тему імейлу. Написавши "привіт", "запитання" чи ще якусь фігню, ви марнуєте чудову можливість уже з самого початку скоротити імейл та створити образ себе як професіонала, який дбає про час інших. Тема — це щось на зразок самері вашого імейлу. Вона повинна розповісти, про що ваш імейл, і чому на нього варто витрачати час зараз. Крім того, недовикористовуючи тему, ви втрачаєте можливість "запихнути" туди різні каверзні моменти та зекономити час

4.Перефокусуйтеся

Почніть з них, а не з вас. Кожного максимально цікавить її/його персона, а не ви, тому перенесіть фокус із себе на читача. Завжди ключовою в комунікації була аудиторія, тому і писати потрібно так, щоб читач:
  1. зрозумів вас;
  2.відчув себе важливим.

Ці два пункти – практично гарантія відповіді на ваш імейл. Чи не найосновніше та дуже протверезливе правило комунікації стверджує, що ніхто вам нічого не винен. Тому приберіть з вашої комунікації (і не тільки письмової) ось ці егоїстичні I need…/I want. Нікому не цікаво читати, що you need, особливо вашим клієнтам. Людей цікавлять їхні проблеми, їхня ситуація, їхні завдання та цілі.

5.Один месидж — один імейл.

Ну, добре — два, але це абсолютний максимум. Взагалі-то правило з розряду емпіричних. Імейл — це не бізнес зустріч. На мітингу чим більше питань з адженди вдається обговорити, тим продуктивнішою вважається зустріч. З імейлами усе навпаки: чим менше, тим краще. Тому не намагайтеся втиснути в один імейл усі питання, які вас цікавлять, ніби вже потім ніколи не буде шансу запитати. Якщо у вас ще залишилися інші питання — напишіть іншого листа.

Тон імейлу - це той секретний секрет, який вбереже вас від купи misunderstanding!

6.Стежте за тоном.

Тон — важливий для будь-якого імейлу, навіть найпростішого. Це саме той нюанс і секретний секрет, який вбереже вас від купи misunderstanding в майбутньому. Відсутність жестів та виразу обличчя в імейлах призводять до того, що навіть просте речення може бути неправильно витлумачене. Ось я колись давала приклад такого випадку.

Простий імейл від замовника, якого просять заепрувити зміни:
I am going on vacation next week. Let’s talk when I return.

Упс!
Що це означає? Що його уже дістали? Що самі нічого не можуть вирішити? Чи замовник взагалі не зрозумів, що від нього хочуть? Чи робіть як знаєте, а йому треба відпочити? Чи так він показує, шо це складне питання і не має сенсу його зараз похапцем вирішувати?

Хто зна!
Такий імейл траслює незрозумілий месидж. І вашому читачеві нічого не залишається, як почати проектувати свої страхи чи невпевнеість, і дофантазовувати чужі думки та емоції в такому імейлі.

А через 10 днів замовник повертається на роботу повен сил та енергії, а адресат уже накрутив себе вище хмар, і сердиться за це емоційне виснаження. Чи можна говорити про нормальні відносини в такій ситуації? Навряд!

А все почалося з дуже простого імейлу.

To err is human, to edit, devine.

7.Подбайте про спелінг та граматику.

Годі й придумати більш яскравого показника недбалості в імейлі, ніж граматичні, лексичні та орфографічні помилки. І які б не були просунуті spelling-checkers, все одно перечитуйте вашу писанину самі й уважно. Нещодавно натрапила на фразу To err is human, to edit, devine. Думаю, вона красномовніша за будь-які пояснення взагалі.