Як писати імейли, на які відповідають?
Попри всі старання, бажання і місцями агресію різних месенджерів, статистично імейли залишаються домінантним засобом комунікації. Тільки проблема в тому, що, можливо, занадто домінантним. Через надмірно велику кількість імейлів навіть адекватним авторам (імейлерам) доводиться боротися за увагу читачів.
Бути прочитаним — основна дилема багатьох авторів
Попри всі старання, бажання і місцями агресію різних месенджерів, статистично імейли залишаються домінантним засобом комунікації. Тільки проблема в тому, що, можливо, занадто домінантним. Через надмірно велику кількість імейлів навіть адекватним авторам (імейлерам) доводиться боротися за увагу читачів.
А маркетологам та сейлзам дістається поповній. Як вони не вивертаються та що тільки не вигадують, а reply rates та open rates тільки падають з року в рік. Виникає враження, що з кнопкою DELETE зріднилися багато адресатів.
Бути почутим/прочитаним — основна дилема багатьох авторів.
Який найкращий і перевірений спосіб привернути увагу до свого листа, щоб його помітили, прочитали, а в ідеалі — ще й відповіли?
Спробуйте почати з того, що будете у кожному своєму імейлі дотримуватися ось цих простих правил. Або хоча б одного. І ваші імейли уже значно відрізнятимуться.
1.Пишіть короткі імейли!
Шкоду від довгих імейлів я уже детально описувала. З такою глобальною перевантаженістю інформацією, коли навичка читати давно переросла у звичку пробігтися очима, ця порада виглядає максимально логічною. Усі й так дуже зайняті, то навіщо надсилати один одному талмуди інформації, а потім ще ображатися, що їх ніхто не читає. Пишіть рівно стільки інформації, скільки потрібно. З імейлом, як зі стравою, яку ви готуєте за рецептом: все повинно бути у певній пропорції та в певній послідовності. Якщо додати зайвий інгредієнт, то може і можна буде їсти, але навряд чи смакуватиме. Так і ваш імейл не повинен містити зайвих слів, щоб по-справжньому "смакувати" читачеві.
Cut to the chase
2.Пишіть найважливіше спочатку
Як, не потрібно починати з І am writing to… чи ще якогось безглуздого вступу. Переходьте одразу до суті. Ви ж не шкільне есе пишете?! Та не в олімпіаді берете участь. Це ділове листування, тому, як кажуть в Голлівуді — cut to the chase. ставлення до ASAP дивіться тут
3.Підсумуйте імейл в темі
Пишіть адекватну тему імейлу. Написавши "привіт", "запитання" чи ще якусь фігню, ви марнуєте чудову можливість уже з самого початку скоротити імейл та створити образ себе як професіонала, який дбає про час інших. Тема — це щось на зразок самері вашого імейлу. Вона повинна розповісти, про що ваш імейл, і чому на нього варто витрачати час зараз. Крім того, недовикористовуючи тему, ви втрачаєте можливість "запихнути" туди різні каверзні моменти та зекономити час
4.Перефокусуйтеся
Почніть з них, а не з вас. Кожного максимально цікавить її/його персона, а не ви, тому перенесіть фокус із себе на читача. Завжди ключовою в комунікації була аудиторія, тому і писати потрібно так, щоб читач:
1. зрозумів вас;
2.відчув себе важливим.
Ці два пункти – практично гарантія відповіді на ваш імейл. Чи не найосновніше та дуже протверезливе правило комунікації стверджує, що ніхто вам нічого не винен. Тому приберіть з вашої комунікації (і не тільки письмової) ось ці егоїстичні I need…/I want. Нікому не цікаво читати, що you need, особливо вашим клієнтам. Людей цікавлять їхні проблеми, їхня ситуація, їхні завдання та цілі.
5.Один месидж — один імейл
Ну, добре — два, але це абсолютний максимум. Взагалі-то правило з розряду емпіричних. Імейл — це не бізнес зустріч. На мітингу чим більше питань з адженди вдається обговорити, тим продуктивнішою вважається зустріч. З імейлами усе навпаки: чим менше, тим краще. Тому не намагайтеся втиснути в один імейл усі питання, які вас цікавлять, ніби вже потім ніколи не буде шансу запитати. Якщо у вас ще залишилися інші питання — напишіть іншого листа.
Тон імейлу - це той секретний секрет, який вбереже вас від купи misunderstanding!
6.Стежте за тоном
Тон — важливий для будь-якого імейлу, навіть найпростішого. Це саме той нюанс і секретний секрет, який вбереже вас від купи misunderstanding в майбутньому. Відсутність жестів та виразу обличчя в імейлах призводять до того, що навіть просте речення може бути неправильно витлумачене.Ось я колись давала приклад такого випадку.
Простий імейл від замовника, якого просять заепрувити зміни:
I am going on vacation next week. Let’s talk when I return.
Упс!
Що це означає? Що його уже дістали? Що самі нічого не можуть вирішити? Чи замовник взагалі не зрозумів, що від нього хочуть? Чи робіть як знаєте, а йому треба відпочити? Чи так він показує, шо це складне питання і не має сенсу його зараз похапцем вирішувати?
Хто зна!
Такий імейл транслює незрозумілий месидж. І вашому читачеві нічого не залишається, як почати проектувати свої страхи чи невпевненість, і дофантазовувати чужі думки та емоції в такому імейлі.
А через 10 днів замовник повертається на роботу повен сил та енергії, а адресат уже накрутив себе вище хмар, і сердиться за це емоційне виснаження. Чи можна говорити про нормальні відносини в такій ситуації? Навряд!
А все почалося з дуже простого імейлу.
To err is human, to edit, divine
7.Подбайте про спелінг та граматику
Годі й придумати більш яскравого показника недбалості в імейлі, ніж граматичні, лексичні та орфографічні помилки. І які б не були просунуті spelling-checkers, все одно перечитуйте вашу писанину самі й уважно. Нещодавно натрапила на фразу To err is human, to edit, divine. Думаю, вона красномовніша за будь-які пояснення взагалі.
Читайте цю статтю англійською на Medium.com
