Case study: 'I am writing to inform...' або олдскульна класика | Блог

Блог go UPPR // Case study: "I am writing to inform..."

Case study: "I am writing to inform..." або олдскульна класика

Нещодавно власник компанії попросив мене to fine tune навики ділового листування його нового працівника. Приводом до такого прохання став імейл, який молодий PM надіслав босу в перший же робочий день (автор люб'язно погодився стати піддослідним чи то кроликом, чи то мишею, щоб іншим, так би мовити, неповадно було). Імейл, і справді, вийшов просто «класика жанру». Читайте самі.

So, Dear Mr Williams…

Dear Mr Williams I am writing to inform you that I've started today. I also want to express my sincere gratitude for the opportunity you've provided me with by entrusting the responsibilities of the project manager in your team. I want to ensure you that I will put all possible efforts to bring the maximum contribution to the project. Therefore, to start immediately I require the names and email addresses of the team members. Can you possibly share them with me? Can I also ask you to introduce me to the team? Please, also find attached my working plan for the next two weeks.

Thank you.

Як бачите, наш герой далеко не гуру імейлінгу. Чому? Адже по-книжному він усе правильно написав. Яких саме 'багів‘ наробив молодий спеціаліст і як потрібно було сформулювати ідеї?.

“Баги” в імейлі:

Як я уже казала, лист вийшов дуже олдскульним. І як писали в коментарях на FB, ніби взятий з підручника по листуванню 20-річної давності. Тобто, в ньому все правильно, граматично і стилістично, але "живі" люди так уже не пишуть;)). Скоріше, боти якісь або ті, кому ліньки думати і легше не напружуватися та скопіпейстити кліше з підручника.

Хоч у випадку з ПМом (автором листа), основну роль відіграла боязнь прозвучати неввічливим та не дотриматися бізнес- етикету з нейтівом (босом). Але давайте психологію залишимо професіоналам, а самі, все-таки, перейдемо до конкретних фейлів у листі:

  1. Не потрібно писатиI am writing to inform. Який сенс? Це ж імейл, Кеп. Звісно, ви пишете.
    Більше про фрази такого типу.
  2. I also want to express (I want to ensure you) - те саме, що й №1. Навіщо повідомляти про своє бажання? Одразу екпресіть та іншурте усе, що хотіли.
  3. Sincere gratitude for the opportunity you've provided me with by entrusting the responsibilities of - взагальному ОК, але менш формально було б набагато краще. Наприклад,thanks for the chance / opportunity to join the team - ні чим не гірше, а сенс той самий.
  4. I require - взагалі таких фраз якI require/ I need/ it is necessary for me, краще уникати. Насправді, усім байдуже, що вам потрібно. Усіх цікавить більше, що їм потрібно. Тому в листах фокус потрібно перемістити з автора на читача.
  5. Can I also ask you to - те саме, що і №2. Ставте своє запитання одразу. Або якщо все ще є страх неввічливості, можна написати щось типуLet's please schedule my introduction to the team чи I'd be thankful if you shortly introduce me to the team. When can we make it/ schedule it? Send me please team contacts. - теж відносно ОК. Але все-таки початок типуsend me, give me, bring me - не найкращий, тому що використовується наказовий спосіб, а це вважається не супер ввічливою формою звертання, якщо ви ще не близько знайомі. Тому, краще пом'якшити за допомогоюcan чиlet's.
  6. Please, also find attached my working plan> - пасивна конструкція, що є далеко не самим вдалим варіантом у сучасному бізнес середовищі. Можна написати простоHere is my working plan (attached)/ I attach/enclose my working plan.

І апдейт листа.

А ось, як вийшло у мого студента апдейтнути лист (звісно ще є нюанси, але якщо не вдаватися у перфекціонізм, то загалом - досить достойно;).

Hello Mr Williams
I am happy to start today and feel thankful for the chance to join your team as a PM.
I’ll do my best to meet your expectations and be maximum useful for the project.

To promptly dive into work, can you, please, share with me the team’s emails, as well as make a short introduction?
I also attach my working plan for the next two weeks, as I see it. Do have any thoughts/comments on it?

Thanks in advance.

Зовсім інакше звучання? Погодьтеся.

Читайте цю статтю англійською на Medium.com