“Капосні” фрази у вашому імейлі | Блог

Блог go UPPR // “Капосні” фрази у вашому імейлі

“Капосні” фрази у вашому імейлі

Одним з перших baby step до написання “живих” листів, може стати відмова від фраз, які не додають ні сенсу, ні позитиву, а лише зайві символи, роблячи сам імейл в стилі “многабукв”.

Бути “в тренді” у всьому

Багато моїх клієнтів працюють у сфері ІТ і тому частіше інших повторюють, як мантру, ідею про те, що все постійно змінюється дуже швидко і потрібно бути в тренді. Але бути в тренді, з точки зору листування з клієнтами та колегами, уперто відмовляються. Вірніше, дуже хочуть, але чомусь наступають на одні і ті самі граблі і баги повторюються.

Далеко не єдиним, але одним з перших baby step, може стати відмова від фраз, які не додають ні сенсу, ні позитиву у ваше речення, а лише зайві символи, роблячи сам лист в стилі “многабукв”.

Отже, самі “капосні” фрази у вашому листі:

I’M WRITING TO

Звісно “ви пишете ”. Це ж імейл. Captain Obvious. То навіщо ще раз писати очевидне? Чому одразу не перейти до суті і не написати все, що ви хочете сказати? Звісно, в багатьох ситуаціях pleasantry або social opening в стилі ‘Hope you are well’ допустимо і бажано. Але після цього не має сенсу “розтікатися …”

Знаю, знаю, в ситуації, коли потрібно повідомити клієнту про факап команди чи підлеглому, що його відпустку потрібно буде відкласти, чи написати лист kind-of-a-big-boss, то так і кортить зайти здалеку і почати "I have a question to ask …", "I want to inform you…”, чи “I am writing to …” . Тим більше, для багатьох це звучить так ввічливо! А насправді, такий початок лише забирає місце в листі, відволікаючи увагу читача.

Як усе таки починати лист? Запитайте себе - яка в мене ціль?

Якщо потрібно поставити запитання, то напишіть це запитання одразу. Не "I would like to know when you are available on Monday.", а “When are you available on Monday?" Якщо ціль відповісти на запитання, чи надати інформацію, то надавайте її, і відповідайте одразу. Get right to the point!

Презентуйте факти прямолінійно.

I’M AFRAID

Часто чую (і що там грішити, сама так раніше думала), що “I’m afraid” пом‘якшує фрази при передачі негативного месиджа чи неприємної новини, тому часто можна зустріти - “I’m afraid we have chosen another candidate for the job,” чи “I’m afraid the task is done not at the level I’ve expected.” Але “I’m afraid” тільки погіршуєте ситуацію. Почавши читати, людина уже знає результат і ще не дочитавши речення, засмучується. Очікування смерті - гірше самої смерті, як відомо.

Набагато краще одразу презентувати факти прямолінійно. Напишіть просто “We have chosen another candidate” чи “The task is done not at the level I would have expected.” Як показує практика, голі факти сприймаються менш емоційно та сприяють об’єктивному обговоренню ситуації

UNFORTUNATELY

Тоді як усе-таки писати ввічливо, витримувати дистанцію, але водночас - не занадто формально? Відповідь - проста. Позитивне формулювання. От, наприклад, “unfortunately”. Його вживають, коли людині шкода або вона хоче вибачитися. "Unfortunately, we need to reschedule the meeting.” "Unfortunately, I will not be able to attend." Явно негативне значення.

Чому б не написати щось більш заохочувальне? “I’ll need to change the timing of our meeting. If 2 p.m. works for you, that would be great for me as well.” Чи у другому випадку, “I’m grateful that you invited me. I’ll be in Berlin that week but would love to meet another time.”

I HOPE

Зовсім не менш зловживань в листах фразою “I hope”. Сама по собі “надія” ще он як добре, а от коли ви пишете: “I hope we’ll meet our target,” ваша фраза звучить пасивно (навіть пасивно-агресивно), і лише додає наліт невпевненості та безвідповідальності вашій персоні. До того ж, виглядає ніби ви ,чи то виправдовуєтеся, чи то захищаєтеся. Чому б не написати: “I really want us to meet our target, and I know we can get there”?

Фокус на читача

I DO NOT KNOW

Виявляється – це не лише улюблена фраза студентів. Але сказати чи написати I do not know - це ніколи не вихід і не варіант. Ніколи і у жодному разі. Це як мінімум не професійно, і як максимум - буде коштувати довіри клієнта, колеги чи партнера. Ви готові ризикувати? Думаю, що ні. Тому забудьте цю фразу і пишіть щось в стилі:

  • I don’t have enough information to answer your question.
  • I don’t have the information I need to give an answer. But I’ll find it.
  • I don’t have the data at hand, but I’ll get it to you later today.
  • Good question. I’ll find out.
  • Based on what we know today, my thoughts are…

Інколи, залежно від контексту, можна використати:

  • Let’s have a quick brainstorm.
  • I know an expert who can help with this.

IF YOU HAVE ANY QUESTIONS, DON’T HESITATE TO CONTACT ME

Для мене залишається загадкою, чому і досі так багато людей закінчують імейл цією фразою. Мабуть, знову ж таки, думають, що вона допомагає звучати більш ввічливо? Але, якщо ваш лист був написаний у холодному, претензійному тоні, то ця фраза в кінці ситуацію не врятує. І правда в тому, що звучить вона жахливо заїжджено, і вказує не на гарні манери, а на невпевненість автора. Коли я читаю, “if you have any questions, please don’t hesitate to contact me,” одразу виникає думка, які у мене можуть бути питання? І чому у мене повинні бути запитання? Тут не вистачає якоїсь інформації? Чи автор сам не знає і хоче, щоб я допомогла додатковими запитаннями?

Якщо ви пишете з думкою про читача, то ви опишете ситуацію максимально чітко і передбачите усі потенційні запитання.

Закінчуйте імейл чимось більш позитивним. Наприклад,

  • I suggest we proceed with the project.
  • Let us discuss details at the meeting.
  • I’ll look forward to your agreement.
  • I’ll set up the schedule for our work together.

Такі заключні речення створять вам імідж впевненого в собі професіонала, чиїй думці можна довіряти, а рекомендаціям слідувати

Звісно, даний список далеко не вичерпний, але для початку шляху до усвідомленого імейлінгу згодиться.