Як попросити про day off? | Блог

Блог go UPPR // Як попросити про day off?

Як попросити про day off ?

Отримала імейл: "I want to inform you that I want to take a day off on Friday 10.08.18. Please confirm." А ви як пишете про day-off своєму менеджеру?.

{facepalm}

Нещодавно давала нову задачку на каналі та в групах, чи ОК писати такий імейл, якщо потрібен day off?:

Наприклад

I want to inform you that I want to take day off on Friday 10.08.18.

Please confirm.

Best regards,
[Your Name]

Насправді, це не імейл, а просто {facepalm} якийсь. Так що з ним не так? Все

Найперше і найголовніше - менеджера не інформують і не ставлять до відома (звісно, якщо це не імейл про звільнення і то, в таки випадках є своя більш коректна процедура). І навіть, якщо ви з менеджером на “ти” і п'єте з ним пиво кожної п’ятниці, все одно - це діловий імейл і має бути певна субординація.


А “Please confirm.” – це наказовий спосіб і в проханнях не прийнято використовувати таку форму. Краще використати “can you/ could you.”

Якщо потрібен day off

І перш, ніж перейти до безпосередньо шаблонів, давайте розглянемо декілька must-do правил для таких імейлів:

  1. Повідомляйте про бажання взяти day off заздалегідь. Ні, тиждень перед власнебажаною датою - це не заздалегідь! Звісно, в житті трапляється багато несподіванок і може статися так, що вихідний вам потрібен уже завтра. І це нормально. Але, наприклад, якщо берете day off заради весілля ліпшого друга, то, давайте будемо чесними, такі речі не за тиждень плануються.
  2. Перед тим як почати бронювати готель та квитки, переконайтеся, що напроекті - не завал, що ви не залишаєте команду перед приїздом важливого клієнта, і не їдете, коли вся команда овертаймить, щоб встигнути до дедлайну.
  3. Ви просите про day off, а не кажете, повідомляєте чи інформуєте. І у багатьохвипадках вам мають повне право відмовити. Ніхто навмисно не буде псувати ваші плани, але про можливість відмови варто пам'ятати - допомагає тримати субординацію і формулювати імейли коректніше;).
  4. Перед тим, як попросити day off, варто також переконатися, що інші членикоманди не встигли зробити це раніше. Також, знайдіть повноцінну заміну на цей день і введіть її/його в курс справ, про що повідомте вашого менеджера, та при необхідності і про поточний статус проекту.

  5. Подякуйте. Ви не зобов'язані пояснювати причину, чому вам потрібен day off,але подякувати, якщо прохання задовільнили/не задовільнили - потрібно.

Отже, якщо хочете зберегти хороші відносини з колегами та босом - плануйте!

А тепер про шаблони.

Універсального шаблону не існує.

Універсальний шаблон важко скласти - дуже все залежить від контексту та ваших відносин з командою і менеджером. Але поділюся з вами найкращим з того, що мені доводилося отримувати чи писати.

  • I’d much appreciate it, if you approve my day-off on 23 August, I badly need it (due to some personal reasons).
  • I’ve got travel plans for mid-August, and I’d like to take time off for that between [date] and [date]. Would that be workable?
  • I have some vacation plans for the end of August, so I would be grateful if you give me a day off on 25th.
  • A personal issue's come up, and I need a day off on. Can you pls approve?

  • I still have some vacation days, and I’d like to use one of them on [date]. Is that possible? Will that work for you? Would this be a good/right time?

  • Більш формальний варіант - I am applying/requesting for a personal leave for [insert dates]. Could you, please, approve?
  • У фейсбук групі теж запропонували хороший варіант - Could you, please, provide me a day off on Friday for personal reason? The corresponding time will be worked off next Sunday. Thank you in advance.


Про статус та заміни на проекті

Про статус проекту та заміну можна написати щось типу:

  • I am a few days ahead on the new promotional video, so there is no issue about falling behind on the project.

  • Both [Colleagues’ Names] will be in the office that day, so they will cover for me.

  • I understand that it’s a hectic time in the office with [specific project], so should my leave be approved, I will be sure to brief [Colleagues’ Names] on the most urgent matters to ensure that things run smoothly in my absence.
  • In the meantime, I’ve organised to get [Colleagues’ Names] across the most pressing matters of my [specific projects] to make sure that things run smoothly in my absence.

Складання імейлу про day off не повинно стати стресом ні для вас, ні для вашого боса. Навпаки, трохи планування та обдумування, такту та проактивності, і ви без затримок відправитеся у заслужений і такий потрібний відпочинок.