Хоч please find attached нам залиште
Серед усіх цих пропозицій, пітчів, узгоджень, апдейтів та контрактів, вкладення доводиться надсилати та отримувати не то що кожного дня, а мало чи не кожної години. І найчастіша текстовка до імейлу з вкладенням залишається така звична для нас фраза "Please find attached". Але чи є в ній і досі сенс, і чи потрібно її використовувати кожного разу, коли надсилаєте вкладення?
Чи є сенс кожного разу писати "please find attached"?
Серед усіх цих пропозицій, пітчів, узгоджень, апдейтів та контрактів, вкладення доводиться надсилати та отримувати не то що кожного дня, а мало чи не кожної години. І найчастіша текстовка до імейлу з вкладенням залишається така звична для нас фраза "Please find attached." Або інші її варіації, типу"Attached please find,", "Please kindly find the attached file" , "Enclosed please find,", "Please find attached herewith."
Але чи є в ній і досі сенс, і чи потрібно її використовувати кожного разу, коли надсилаєте вкладення?
Короткі, "розмовні" імейлі - тренд!
Моя відповідь, ні.
По-перше, "Please find attached" звучить застаріло та занадто формально. Плюс, існують альтернативи, більш розмовні та сучасні. Але про це - пізніше.
По-друге, ця фраза взагалі не потрібна в багатьох випадках. В імейлі і так видно, що там є атач.
Але практично на кожній лекції, тренігу чи воркшопі, який я проводжу, неодмінно виникає тривала дискусія, щодо списку застарілих кліше, коли серед них опиняється "Please find attached". Ідею про те, що бізнес став набагато більш персоналізованим за останні роки, і що бізнес комунікація відповідно підлаштовується, наприклад, світовою тенденцією до спрощення текстів (KISS принцип) та написання імейлів у більш розмовному стилі – ще більш-менш сприймають. Але от те, що це означає заміняти та уникати "неживих", антикварних фраз, бо вони шкодять активній персоналізованій комунікації і створюють додаткову непотрібну відстань з читачем - прийняти важко.
Якраз на цьому моменті багато схвальних кивків чи нейтральних позіхів змінюються на скептичний подив та саркастичне "хоч цю нам залиште.", а то і обурливе – "я - незгоден."
Усі так пишуть
Аргументація незгоди проста – фраза як фраза, і зовсім не застаріла, усі так пишуть, нейтіви в тому числі. А here is the [report], як альтернатива, нікуди не годиться - занадто неформально і взагалі не ввічливо так казати. Ще чого доброго, бос побачить і пожурить, чи клієнт поскаржиться, що це ви собі надумали фамільярничати.
ОК, загалом страхи зрозумілі, хоч і безпідставні.
По-перше, я завжди наголошую, що усе потрібно розглядати лише в конкретному контексті, тому для написання хороших імейлів потрібно досконало володіти цим контекстом – розуміти, що за ситуація склалася, знати, хто ваш читач, і якого результату ви хочете досягти вашим імейлом в короткострокові та довгостроковій перспективі (мати імейл стратегію).
По-друге, все, що я розповідаю – не для того, що б наставити когось на "шлях праведний", не претендую на істину останньої інстанції, і не роздаю індульгенції на мовні звороти, а просто ділюся своєю думкою та досвідом, який працював для мене у моїх ситуаціях, для того, щоб ви розуміли, що є альтернатива клішейному книжному спілкуванню. Щоб була можливість спробувати різні підходи і вибрати, що працює для вас.
Ввічливі слова - це ще не ввічливість
Але основне, що призводить до такої реакції – це невірне розуміння неформальності та ввічливості. Роки школи, університету та курсів з матеріалами стандартизованих підручників та викладачами, більшість з яких не стикалася з реальними бізнес- кейсами та з живими клієнтами, змусили свято повірити, якщо ви не напічкаєте текст розкланюваннями, солодко-приторними could you be so kind, та нещирим at your earliest convenience, тощо, то тавро грубіяна – гарантовано. А неформальність часто сприймається як заклик усім підряд писати hey buddy та hugs and kisses. Проте, це обширна тема і про неї варто окремо писати.
Індульгенція на "Please find attached"
Якщо вам так подобається – пишіть "Please find attached". Варто розуміти, що ця фраза сама по собі нічого не змінить, і чи є вона, чи її немає – однаково. Увесь текст/імейл і підхід повинні бути живим, розмовними, партнерськими, персоналізованими, сфокусованим на читачеві, проактивним та націленим на GJD. І одна фраза погоди не зробить.
Але якщо ви прагнете покращити та модернізувати ваш імейлінг, то одним з перших кроків має стати очистка письма від фрази типу "Please find attached".
І насамкінець, обіцяні альтернативи.
