Професійний фолоап або як не писати різний треш, коли вам не відповідають | Блог

Блог go UPPR // Професійний фолоап або як не писати різний треш, коли вам не відповідають

Професійний фолоап або як не писати різний треш, коли вам не відповідають

Професійний фолоап — це коли ви нікого ні в що носом не тикаєте, не натякаєте, не агресуєте, не робите і не почуваєте всього того, що робить фолоап таким ненависним різновидом ділового імейлінгу.



Ну от, найбільш трешові  opening lines для follow-up emails  розібрали. Поглянемо, як все-таки варто починати професійний фолоап. Тобто, коли ви нікого ні в що носом не тикаєте, не натякаєте, не агресуєте, не робите і не почуваєте всього того, що робить фолоап таким ненависним різновидом ділового імейлінгу.

Якщо ви фолоапите, значть вам більше треба!

Нагадаю: основна "засада" з фолоапами — це те, що ви уже один раз писали. І якщо необхідно нагадувати (це один з найпоширеніших різновидів фолоапу, але не єдиний), то це означає, що вас проігнорували (будемо називати речі своїми іменами) з тієї чи іншої причини, і вам доводиться писати вдруге. Тож ви потрапляєте у більш залежну позицію, бо виказуєте свою вищу зацікавленість, ніж в адресата. Виходить, що вам більше треба, ніж йому, і це вже дратує. Плюс виконуєте подвійну роботу, це дратує у квадраті.

Але фокус в тому, що чим більше ви виказуєте своє роздратування, тим більше ви демонструєте свою залежність. А це 100% програшна позиція і далеко не проактивна.

От наприклад, візьмемо ситуацію, класика жанру — рекрутер обіцяв дати фідбек по співбесіді, продекларував ось це легендарне "ми вам перетелефонуємо за тиждень". І вже другий закінчується, а віз і нині там. Ви вирішуєте профолоапити й запитати, що там і як там? Написали один раз — тиша.

Як ви буде почуватися, коли вирішуватимете, чи писати вдруге? Так, будете для себе виправдовувати та раціоналізувати поведінку рекрутера. Напевно, імейл загубився, їм же ж багато резюме приходить на день. Може, пропустили ваш лист чи він в спам потрапив? А може, рекрутер у відпустці чи захворів? Різне буває.

Як ви буде почуватися у такій ситуації як професіонал? Чи постраждає ваш професійний імідж? А самооцінка? У будь-якому разі цим другим фолоапом ви показуєте, що вам більше потрібна ця робота, ніж ви їм як фахівець. І питання не в тому, добре це чи погано, а в тому, щоб бачити реальний стан речей та діяти відповідно.

Як написати фолоап, щоб вам таки відповіли?

Отже, як зробити так, щоб ваш фолоап був у професійних межах, нікого не нервував (ні вас, ні читача), але водночас виконував свою функцію — таки отримати відповідь на запит?

Сподіваюся, мої поради допоможуть виконати вам це майже  mission-impossible  завдання.

1. Ще раз сформулюйте ваш запит.
Так, усе настільки просто. І це знову ж таки про  KISS, пам'ятаєте? Майте розум і такт скоротити комунікацію до мінімуму. Дотримуйтесь підходу Річарда Баха  "Good writing is all about the power of the deleted word"

Тобто, просто ще раз напишіть вашу думку, питання чи прохання, без оцієї всієї пасивно-агресивної лексики. Без вгадувань та припущень в стилі "може ви не побачили", "може імейл в спам потрапив". І без вмочань типу "пишу, бо не отримав відповіді на попередній імейл" і "чи тобі вдалося подивитися мій вчорашній імейл?". Нагадую: по-перше, адресат і так знає, що не відповів вам, і не факт, що почувається від цього добре. А по-друге, такі фразочки сприймаються, як критика, висміювання, глузування і прихована ворожість.

Також інколи може бути не зайвим ще раз перевірити свої формулювання. Наскільки чітко підібрані слова, і чи дійсно читачеві зрозуміло, що ви від нього хочете? Якщо запит був довгим, то повторіть основну ідею, але у двох-трьох влучно сформульованих реченнях. І, нарешті, встановіть дедлайн. Так, неодмінно вкажіть, на коли потрібна відповідь. Повірте  "I need your input on Х by [date/time]"  не заслужить вам репутацію  pushy and bossy, а от від невиконаної роботи чи завалених термінів лейбл  "incompetent"  може "причепитися" надовго.

А може статися і з точністю до навпаки — недостатньо інформації для відповіді, адже диявол завжди в деталях. Тому подумайте, що може бути потрібно читачеві, щоб таки відповісти вам.

2. Напишіть правильно початковий імейл.
Правда в тому, що якби ви писали правильно початковий імейл, то і фолоапити не прийшлося б (у більшості випадків). Але що вдіяти, після бою...

Що таке правильно?

  1. Задайте контекст
  2. Дайте усю необхідну та релевантну інформацію, але не більше, ніж справді потрібно.
  3. Завершіть чітким та зрозумілим  call to action.
  4. Передайте відповідальність, установивши дедлайн.
  5. І структуруйте імейл так, щоб вам було легко відповісти. Наприклад, просто "так" чи "ні".

Дійсно один з найкращих способів уникнути подальших фолоапів — це обговорити всі очікування від самого початку. І писати так, щоб зрозуміло було читати й легко відповідати.

3.  Попросіть.
Як я вже писала, немає нічого поганого в тому, що вам більше потрібно. Основне — те, як ви на це реагуєте. І коли вам щось дійсно потрібно терміново, і це робочий момент, то абсолютно нормально прямо і ввічливо попросити:

  • Can you look at my last email?
  • Can I have a reply regarding X today?
  • Can you please reply to my last email, regarding ...

4. Запитайте.
Якщо прохання не підходить до контексту або ви не хочете використовувати таку форму, сформулюйте ваш фолоап у вигляді запитання:

  • What do you think about [the initial request]?
  • Do you have time to review/complete [the initial request] today/by the end of the week?
  • Will you able to get me your feedback on [the initial request] by [date/time]?
  • Would you like to jump on a quick call/meet-up to discuss [the initial request]?
    Але цю опцію можна використовувати, тільки якщо ви справді вважаєте, що це може допомогти прискорити процес. А не як спосіб маніпуляції чи залякування (в тому сенсі, що одразу кинуться вам відповідати, аби тільки ви не дзвонили і не виносили мозок телефоном).

5. Зателефонуйте.
Знаю, це, мабуть, найменш популярний варіант, але дієвий. Насправді, багато речей можна швидше пояснити у телефонній розмові і прийняти рішення набагато швидше, ніж в імейлінгу. Звісно, не завжди можна зателефонувати, особливо якщо вас та адресата розділяють контитенти та часові пояси. Та ще один бенефіт використання телефону для фолоапів — це те, що після того, як ви не змогли додзвонитися, ви з чистою душею можете написати  A phone call follow-up:

Hey Sarah,
I was calling about [the initial request].
[Description and solutions]
Looking forward to your reply today. If it’s easier for you, please give me a call back to discuss.

Але навіть якщо ви таки поговорили і розв'язали питання телефоном, однаково напишіть фолоап щодо вашої бесіди, щоб зафіксувати рішення та  make it official.

Thanks for your time. Glad we got an opportunity to speak about X.
So, we decided/discussed that you will do X and I will do Y by the end of next week.

Від ефективних фолоапів, насправді, виграють усі. Якщо і не одразу, то у довгостроковій перспективі точно. Тому немає сенсу накручувати себе та впадати у контрпродуктивне роздратування. Залишайтеся спокійними й позитивними, висловлюйтеся прямо і по суті, встановлюйте очікування, підкреслюйте важливі моменти, пишіть чіткі  CTA  — і буде вам відповідь!