Stupid Emails Introductions або як не варто починати імейл | Блог

Блог go UPPR // Stupid Emails Introductions або як не варто починати імейл

Stupid Emails Introductions або як не варто починати імейл

Найкраща порада, яку можна дати імейлерам, що мусять діяти, працювати та доносити ідеї в інформаційно забрудненому просторі — переходити одразу до суті.



Не потрібно беззмістовних вступних фраз, не потрібно формалізмів, не потрібно зайвих букв. Не починайте і не продовжуйте імейл з того, що не додає йому ніякого value. Так, і навіть у незручній ситуації, коли потрібно повідомити клієнту про факап чи підлеглому, що його відпустку потрібно буде відкласти. Знаю, що так і кортить зайти здалеку і почати"I want to inform you…" чи "I am writing to …". Тим паче, що багатьом це здається вершиною ввічливості та етикету! А насправді, такий початок лише забирає місце, та тягне кота за хвоста.

Звісно, в багатьох ситуаціях pleasantry або social opening допустимо і бажано. Але після цього не має сенсу “розтікатись мислію по древу”.

Тому краще викиньте усі преамбули.

Ось найбільш “хітові”:

1. I'm writing to...

Найбільший {facepalm}. Інші "зайві" фрази хоч чимось замінити можна, і хоч якусь роль в імейлі вони виконують, і певне смислове навантаження несуть.

А писати в імейлі, що ви пишете - повна нісенітниця. Звісно ви пишете - це ж імейл, Кеп! Що ще ви можете робити? То навіщо всіх про це повідомляти? Аби було?

Тоді уже логічніше було б написати щось типу "I am typing you to …".

На зустрічі з кимось ви ж не кажете: "я зустрічаюся з тобою..." Чи кажете?;)

Як усе таки починати лист?

Як тоді починати імейл, якщо не з I am writing to...?

Так і починайте - одразу до справи.

  • I am writing to confirm the meeting/appointment... = Ok, agreed, see you at [time] there.
  • I am writing to find out… = What is/are...?
  • I am writing to invite… = Can you/Could you…?
  • I am writing to update… = Here is an update on.../The news is…

 

2. Just a short reminder about...

Але “хитренькі” імейлери дурять самих себе: “ок, щоб не було старомодно, та не I am writing to…, напишу-но я розмовне (сленгове, дружнє) just a short reminder about/ just a short notice about...

Але це те ж саме, що й I am writing to…!!!

А, ні, не те саме, ще гірше. Бо крім того, що воно “ні до чого”, то ще й панібратське та зі зменшувальним just. І знов ви пишете про те, що ви пишете.

В чому проблема, щоб дійсно перейти відразу до суті?

Ну, а якщо так уже вам потрібен цей reminder чи notice, винесіть йогов тему в квадратних дужках. І не забруднюйте свої імейли зайвими символами, їх же ж комусь читати.

3. I have a question.

John, a quick question for you

На щастя, не так часто, як в усному мовленні, але на жаль, все-таки достатньо часто, щоб про це писати, в імейлах зустрічається фраза I have a question.

Що з нею не так?

По-перше, це капітан Очевидність, бо ви знову навіщось повідомляєте про те, що хочете зробити, а не просто берете і робите. Це те саме по суті, що й I am writing to… та Just a quick reminder for you...

Але саме негоже в I have a question — це барська замашка.

Адже ви не просите, не питаєте дозволу про можливість поставити питання, а повідомляєте про свою нужду, прямолінійно заявляєте про свою потребу. Причому звисока та зневажливо, виходить типу "мені головне сказати, а ви робіть з цим щось".

Але це ваша потреба! Що іншим з того, що у вас є питання? І що взагалі на це відповісти?

"Рада за вас. І що з того?"

Чи цікавитися одразу яке запитання?

Якщо ви хочете такої реакції, то поставте ваше запитання одразу. Звільніть і себе, і вашого співрозмовника від необхідності двох безглуздих зайвих реплік.

Варіант Sorry to bother you but I have a question regarding…
Це ще більш невдало. Бо тут, крім усього вищенаведеного, ще й підлабузництво

I have a question  — це не вступна фраза, якою прийнято пом'якшувати форму прямого запитання. Це зовсім не ввічливість, а її імітація.

4. Сan I ask you for something?

Так часто пишуть і ще частіше говорять перед тим, як перейти безпосередньо до прохання. В листуванні цю фразу інколи окремим імейлом пишуть, це ще гірше.

Але навіщо?

Прочитавши таке, одразу чекаєш якогось підступу. Адже якщо прохання нормальне, адекватне, яке можна виконати, то немає сенсу ходити колами, робити зайві реверанси, а можна одразу чітко сформулювати.

Для адресата це, як купувати кота в мішку. Ви хочете, щоб людина дала свою згоду на не зрозуміло що.

Сan I ask you for something? також свідчить про невпевненість, ба більше — про надмірну тривожність автора. Можна і що далі?

Просити то можна, але саме прохання не факт, чи виконають. Автори часто-густо розглядають згоду на цей запит, як обіцянку виконати прохання. Ні, це інше.

До того ж такі прелюдії викликають роздратування і відбивають бажання допомогти. Так і хочеться сказати: "Ну, не тягни вже. Ворушися".

У 90% випадків ніхто не відмовить вам у пораді чи допомозі, якщо запит сформульовано чітко та по суті. А коли починають розтікатися мислію по древу з купою формальностей ніби-ввічливості та зайвими подробицями, то навіть слухати й читати це все лінь.

Мінімізуйте кількість слів, просто формулюйте ваші прохання/запити, щоб їх легко було читати й відповідати.

KISS наше все.