10 “зайвих” слів у вашому імейлі - частина 2 | Блог

Блог go UPPR // 10 “зайвих” слів у вашому імейлі - частина 2

10 “зайвих” слів у вашому імейлі - частина 2

Досить складно освоїти кожен нюанс так званого нетикету, тим більше, що все зазвичай залежить… Але, позбавившись декількох непотрібних слів, можна зробити ваш імейл більш усвідомленим, зрозумілими та впевненим.

Lean and mean!

Продовжу про "зайві" слова в імейлах.

5 я уже детально описала, тепер ще 5, якими "грішать" сучасні імейлери;).

1. Sorry

Як на мене, слово "sorry" настільки уже "заюзане" в сучасній комунікації, що втратило свою щирість та початкове значення. Часто його взагалі не помічають. І ще частіше — використовують просто так, аби було, без особливої потреби. Наприклад:

Sorry, I can’t do Monday—does Tuesday work?

Навіщо тут "sorry" ? За що вибачатися? Це скоріше вибачення за звичкою, ніж за необхідністю.

Тому краще взагалі намагатися уникати sorry, якщо вам немає за що вибачатися. А коли є за що, то краще використайте "I apologize."

"I apologize," (з доповненнями типу sincerely) набагато рідше вживається, тому і має більшу важливість та значущість. Та й звучить щиріше і … набагато професійніше.

Недарма Gmail plugin Just Not Sorry користується популярністю і, якщо навести курсор на "sorry" у вашому імейлі, попереджає:
"Using ‘sorry’ frequently undermines your gravitas and makes you appear unfit for leadership".

Отже, наступного разу перед тим, як вибачатися, зробіть паузу і подумайте, чи це справді те, що ви хочете зараз сказати? Якщо ні, розірвіть зачароване коло безкінечних "sorry"

No action is required? - Wat?

2. FYI

Звісно, ви знаєте, що FYI означає "For Your Information" і використовується, щоб поділитися інформацією, яку ви вважаєте актуальною для адресата. В основних визначеннях фрази присутні слова additional, short, mention, announcement. А Quora-мчани навіть додають information that’s not considered important.

Але одне очевидно – no action is required!

Наприклад, нормально використати FYI в таких випадках:

FYI free donuts in the kitchen.
FYI, tomorrow’s staff meeting is scheduled for 10 A.M.
For your information, there is no plane on Sunday.

Але часто у невмілих руках та незнаючих головах FYI перетворюється на пасивно-агресивний інструмент комунікації. Бо що роблять? Форвардять імейл-опуси з полотнами попередньої скоріше-всього-нікому-непотрібної історії та зверху над усім цим ставлять FYI = “Розбирайся, мовляв, сам.”

  1. Такий підхід - не просто “0” поваги до адресатів, це повна зневага до них самих і їх часу.
  2. Сама суть слова викривляється. Пам’ятаєте, no action is required ? Так, якщо треба розібратися з усієї тією писаниною, то ще й який action required.
  3. Цікаво, чи хтось таки пробує розібратися в тих полотнах тексту? Хіба що через FOMO ;)

Тому, якщо все-таки потрібно переслати імейл з довжелезною історією, обґрунтуйте хоча б, навіщо це комусь знати.

А в ідеалі використайте TL;DR і підсумуйте, щоб читач сам вирішив, чи продовжувати йому це читати.

Взагалі, найкраща стратегія - перед тим, як написати FYI, запитайте себе, чи справді необхідна ця інформація адресатам? Допоможе вона їм якимось чином чи це просто ще одне “сміття” в inbox?

Чи справді таке уже kind ваше kindly?

3. Kindly

Якщо ви продовжуєте писати "kindly" у ваших імейлах (а це найчастіше трапляється у фразах kindly be advised/reminded/informed ), то краще або викиньте його взагалі, або замініть. Від нього не лише віє нальотом вікторіанства, воно ще й звучить недоладно і в багатьох контекстах сприймається як:

поблажливо-зверхнєYou are kindly requested to return the enclosed form within 30 days.
саркастично-іронічнеKindly send payment at your earliest convenience.

Звісно, все залежить від того, як прочитають, але to be on the safe side краще викинути двоякі трактування і зробити ваш месидж максимально чітким.

Так, знаю, усі хочуть здатися ввічливими та формальними, тому і пишуть "kindly be advised". Але чи насправді воно таке уже ввічливе? Чи ви справді виражаєте kindness, коли пишете kindly ?

Просте "please" зовсім не менш ввічливе і підійде для багатьох ситуацій.

Kindly be advised that the check is overdue.
Якщо таке напише юрист-едвайзер, який вас консультує з певних питань, то ОК – більш-менш сприймається. У всіх інших випадках — звучить надто зарозуміло як для щоденного спілкування.

До того ж, коли пишуть "kindly be advised", часто нічого не радять, а просто інформують/розповідають. Тоді взагалі double nonsense писати цю фразу.

It's really, really so!

4. Maybe

Якщо хочете звучати “не в курсі”, “не в темі”, невпевнено та непрофесійно, тоді в кожному реченні пишіть maybe. Звісно, у вас повне право бути невпевненим / невпевненою, але зрідка. Тож зрідка і пишіть maybe у ваших імейлах. Погодьтеся, мало що так погано звучить, як
"I'll maybe have it done today by 3 pm".
Те саме стосується probably, perhaps тощо.

5. Always

Ви роздаєте інструкції чи команди? Або скаржитеся, що бойфренд завжди спізнюється на побачення?
Ні.
То навіщо вам always? Always придає висловлюванню догматичної, надмірної експертності та демонструє вашу закритість до альтернатив та обговорення.

Never

Ситуація аналогічна always. Якщо ви не цитуєте Черчилля, то і без never точно можете обійтися. І, зрештою, ніколи не кажи ніколи.