To meet or not to meet | Блог

Блог go UPPR // To meet or not to meet

To meet or not to meet

Зустрічі - це довго та дорого. І ще досить часто непродуктивно.Ніби фізично усі прийшли на ранковий catch-up/check-in/stand-up (чи як там у кого називається), але 'вткнувшись' у ноути (чи інші гаджети), зависають в соціалках, займаються роботою (в найкращому випадку). Знайомо таке?



Або навіть сам факт, що до зустрічі потрібно готуватися, а потім ще й “переключатися” на роботу, свідчить про те, що далеко не всі зустрічі є необхідними.

Якщо можна написати імейл — напишіть його!

Звісно, face-to face зустрічі — важливі, але коли можна написати імейл і заощадити (і час, і гроші) — напишіть його.

 

Hello Team,
This week’s [project] catch-up meeting is being cancelled since everything is on track and everybody is aligned on the next steps.

I’ve included key updates below, and we’ll be meeting in person as usually next Tuesday.

So, to-dos for this week:
  * Reach out a client for feedback on the design — Maria
  * Send final marketing plan for approval — Andrew

Updates from this week:
  * Client shortlist finalized
  * Budget request sent to finance team
  * Launch date confirmed (Nov 30!)

Thanks.

Pro TIPS
1. Напишіть action items на початку імейлу, оскільки вони важливіші, ніж апдейти.
2. Імена відповідальних варто зробити bold, щоб точно звернули увагу.

Ще одна досить типова ситуація з мітингами, коли о 13:00 колега запитує чи ви можете взяти участь у зустрічі о 14:30.
Чудово, чи не так?

Відмовляйте екологічно

Мало того, що день уже давно розписаний пріоритетними завданнями і дедлайни “піджимають”, так ще й підготуватися потрібно, уже не кажучи про таку прикрість, як обід.

Плюс тім-плеєром залишитися теж хочеться, тим паче, що 360 degrees appraisal та salary review на носі, але до кінця року купа дедлайнів.

Одним словом мозок починає прискорено шукати шляхи виходу з халепи.

Тому, якщо ви, звісно, не деклайните кожен мітинг і ні на що не підписувалися заздалегідь, у вас є повне право відмовити.
А зробити це максимально “екологічно” можна наступним чином:

 

Hi [Name]
Sorry, I can’t attend today’s meeting.
Is there any [data/reports/insights] I can send you to help lead the conversation?

If any decisions need my input, I’ll reply ASAP on [Telegram/Slack/messenger].

Or could we, possibly, get this conversation started on email—happy to lead it if needed?

Sorry again,

[Your Name]

 

Ок, а якщо потрібно написати імейл-відмову від зустрічі САМОМУ Клієнту?

Так, і таке може трапитися, тому “тушуватися” не потрібно. А необхідно подумати, як ефективно променеджити відносини.

Звісно, всі вже проактивні імейлери й знають, що просто так щось забрати, не давши нічого натомість неможливо. Особливо, якщо ми хочемо, щоб клієнт ще довго приносив гроші компанії і нам.

Що в такій ситуації можна запропонувати?
  1.Turn the meeting into a call
  2.Turn the meeting into an email
  3.Reschedule the meeting

1. Turning the meeting into a call

 

Hi [Client’s Name],

Thanks for getting back to me with [issue]. I’m on a business trip this week and cannot devote enough time the discussion of the [issues] deserves.
Would it be more efficient as we make this meeting a (phone) call?

Here’s what I planned to talk through with you:
  - [Item 1]
  - [Item 2]
  - [Item 3]

Are you Ok with this agenda? Happy to allocate more time to some issues if you’d prefer.
Is there a day and time that works best for you this week? And, what’s the best way to reach you out?
If you’d still prefer to meet in person, I would be happy to talk any time since [date].

Thanks.
[Your Name]


️2. Turning the meeting into an email

 

Hi [Client’s Name],

Thanks for bringing this up.

I’m in the US this week and due to time difference can discuss [issues] neither in person nor by phone.
However, I’m ready to start the dialogue now via email if that works for you?
Here’s what we can start off with:
  - [Item 1]
  - [Item 2]
  - [Item 3]

Are you Ok with this?

If you’d prefer to discuss in person, I’m available on [date] and would be happy to talk more about it then.

Thanks.
[Your Name]


️3. Rescheduling the meeting

 

Hello [Client’s Name],

Thanks for bringing this up.

I’m looking forward to discussing [agenda] with you, but, unfortunately, I cannot make it on Monday, 17th as I will go on a business trip, which already cannot be postponed.
Would you be Ok to have a talk on Wednesday, 19th instead?

Thank for your consideration.
Kind regards,
[Your Name]


Доводилося хоч раз відмовляти клієнту у зустрічі?

Have productive meetings and effective emails!