4 делікатних ситуації на роботі + шаблон імейлу на кожну | Блог

Блог go UPPR // 4 делікатних ситуації на роботі + шаблон імейлу на кожну

4 делікатних ситуації на роботі + шаблон імейлу на кожну

Комунікація - справа не з простих, і 30% робочого часу витрачених на спілкування через електронну пошту, як заявляє McKinsey, тільки зростає. А це далеко не саме бажане часо-проводження ні для вас, ні для роботодавця.Тому шаблони, при всіх їх недоліках, стають вимушеною необхідністю. Як професіно вийти з “делікатних” ситуацій на роботі - ці 4 шаблони вам допоможуть.

20 годин в тиждень на імейли!?

Комунікація - справа не з простих, і 30% робочого часу витрачених на спілкування через електронну пошту, як заявляє McKinsey, тільки зростає. Для мене цифра свого часу наблизилась до 50%. А це далеко не саме бажане часо-проводження ні для мене, ні для мого роботодавця

Тому прийшлося приймати міри, і першим кроком до оптимізації мого інбоксу, стало складання шаблонів.

Хоч я і не прихильник шаблонів та стандартизації, але і винаходити велосипед кожного разу і намагатися написати “ідеальний” імейл (а його, як відомо, не існує), теж не найкраще рішення.

Ось, що я зазвичай пишу, коли виникає досить складна і делікатна, але повторювана ситуація на роботі.

#1 Колега продовжує повторювати одну і ту саму помилку

Знайоме таке?

Особливо дратує, коли ви з колегою обговорювали це сотні разів, а віз і нині там. Але ж ви не думаєте, що ваш колега просинається зранку і думає: “А давай я зроблю свою улюблену помилку ще раз сьогодні?” Звісно, ні! Але помилки мають здатність накопичуватися, перетворюючись не просто в снігову кулю, а у завали, які вам приходиться розгрібати!

Отже, якщо хтось ненавмисно продовжує робити одну і ту саму помилку, спробуйте йому (їй) написати:

Наприклад

Hi there,
Sorry to say but [the mistake] we discussed came up again. It caused the team/me[effect 1, effect 2, effect 3], which was not ideal/disappointing.

Do you have any additional questions I can answer to help you correct this in the future/Is there anything standing in the way of being able to do this?

Please let me know, and I’d be happy to help.
[Your Name]

#2 Колега не дотримується дедлайну (уже вкотре) лист?

Що ви напишете їй/йому? Чи промовчите? Чи поскаржитеся босу/HRу?

Дійсно, скаржитися босу чи HRу - не по дорослому, і почуття колеги травмувати теж не хочеться, але і робота має бути зроблена. Тому, якщо ви уже надіслали безвідповідальній та непунктуальній колезі пару натяків в стилі “Давай, ворушись!”, але нічого не міняється, то саме час для більш прямого “стусана”:

Наприклад

Hi there,
As we’ve discussed earlier, I, being in charge of [project] for [client], can’t complete it without [missing part].
I’m still missing the following from you:
- [Task 1]

- [Task 2]

- [Task 3]

To get the project done, I need this by [date] at the absolute latest. If you need help completing something or there’s an obstacle standing in the way, please let me know, so we can find a solution.

[Name]

І пам’ятайте, що також важливо ще раз запропонувати допомогу – можливо, ваш(а) колега все-таки не злісний порушник дедлайнів, а він/вона також зав’язані на чиєсь рішення, чи чекають згоди, щоб діяти.

Як не працювати по вечорах та на вихідних?

#3 Як не перепрацювати

П’ятниця, друга половина дня. Ви з філіжанкою смачної кави уже напів-розслаблені будуєте плани на вихідні. А тут лист від боса. Ви … мало не поперхнулися кавою. Якомога швидше потрібно зробити стоп’ятсот тасків (звісно, усі термінові та важливі), але і засиджуватися допізна чи працювати на вихідних немає ніякого бажання.

Як полегшити собі життя, виглядати професійно і не нахамити босу (хоч так хочеться:))?

Пишемо:

Наприклад

Thanks for your email, [name].
I’ll get started on this instantly. But in order to get back to you promptly, could you, please, help me prioritize the list below?
As I see it, [task] is the most urgent?
Are any of the items just nice-to-have?
I expect it will take me [X days/hours] to pull this together, which may delay [other project].

Let me know as soon as you can, please.

#4 Довгий незрозумілий імейл.

Ще одна ситуація - від вас хочуть допомоги, відповіді на запитання чи прийняття рішення. Але ви уже вдесяте перечитуєте імейл і не можете зрозуміти про що взагалі йдеться: відсутній контекст чи певна інформація.

Як прояснити ситуацію?
Пишемо:

Наприклад

Thanks so much for your email, [name].

Can you please give me a little more context on the situation here, and send over [the information about or data necessary to answer]? Once I have it, I’ll be able to respond.

Такий лист можете сміливо надсилати навіть вашому босу :))).

Отже, адаптуйте, персоналізуйте та використовуйте!

Чи доводиться писати відповіді на такі імейли? В яких ще делікатних ситуаціях опиняєтеся на роботі?