Тема імейлу_KISStool | Блог

Блог go UPPR // Тема імейлу_KISStool

Тема імейлу_KISStool

"Following up", "Question", "Information", "Update" - у моєму інбоксі сотні імейлів з аналогічними темами. Думаю, у ваших теж.

Subject line часто недооцінюють

Subject line або тема - це дуже важливий елемент імейлу, хоча і часто недооцінений та недовикористаний.

Це - і перше враження (поряд з ім'ям та email адресою відправника - це перше, що бачить отримувач, пробігаючись очима по вхідних).
І тригер рішення про те, чи відкривати лист і чи/що відповідати (статистично 64% імейлів відкривається в залежності від актуальності теми).

Але найкраще у темі імейлу - те, що це чудовий і функціональний інструмент, який може значно скоротити сам імейл - KISStool для KISSemails.

Subject Line у стилі KISS

Отже, які основні критерії Subject Line у стилі KISS (Keep It Short&Simple)?

1. Just do it. Перш за все, вона має бути. Уявляєте роздратування людини, якій потрібно відкривати імейл без теми, щоб дізнатися що там і наскільки терміново? + Такі листи часто губляться і "випадково" видаляються.

P.S. “?????!!!!!!!!!????!!!:);Р” - не вважається темою😋.

2. SMART it. Її можна просмартувати. Ну, майже, як ціль. SMART - specific, meaningful, appropriate, relevant, thoughtful (розшифровка Shirley Taylor). Бо це і є по суті індикатор цілі імейлу. Основне питання, на яке повинна відповідати тема - це "Що в середині імейлу?"

3. Keep it short and focused, and sweet. Переходьте одразу до суті та не “патякайте” зайве. У вас - не більше 50 символів (деякі джерела рекомендують 30-40).?"

4. Keyword it. Вона має містити ключові слова (по зменшенню важливості) для того, щоб у разі потреби можна було швидко знайти та відфільтрувати ваш лист.

PRO TIP: мій улюблений інструмент для ефективної теми імейлу - [...].

В залежності від контексту, можна використати  [Action Required], [Reminder], [Urgent], [FYI], [Follow-up], [Your Input Required].

Наприклад,
[Need Your Review] Adjustments to program brochure або [action required] reply by Friday.

І так, в темі ОК використовувати такі “заборонені” слова:)

Отже, вияснили, що "Following up", "Question", "Information", "Update" - не відповідають жодному критерію з попереднього поста. Хіба що першому (добре, що є хоч такі - краще, ніж ніяких😀)!


Залежно від контексту, їх можна перефразувати на щось типу:

  • Following up  - [Follow-up] deadline for Phase 1/Marketing Manager interview follow-up
  • Question  - Question about the upcoming leadership program
  • Information  - Change of company picnic location
  • Update  - Update on company payroll procedure-2019


Тема може бути цілим листом!

Ще один класна “фішка” по  subject line, яка явно недовикористана (і дарма) - це те, що тема може бути цілим листом! Особливо, це корисно для тих, чиї компанії не дозволяють інстант-месенджерів на роботі.

Наприклад, чому б не написати в темі:
See you tomorrow at 8:00 am at Cups&Cake near the office.

ProTIP: лише не забудьте написати  EOM (EndOfMessage) в кінці теми. Це слугує чудовим індикатором, що імейл відкривати не потрібно, і увесь месидж - в темі. Економія часу та вклад у  ROR (ReturnOnRelationship).


Найчастіше "тема як імейл" використовується для:

  1. підтвердження 
    - Confirmation of a meeting at 10:00 tomorrow.
  2. прохання/запит 
    - May I borrow your office @ 2 pm today?
    - Please call me when you are free.
    - Employee Survey: Please take by  EOD
  3. нагадування/фолоапу 
    - [Need our approval] Contract due COB.
  4. запрошення 
    - Coffee, Friday at 9?/Free to catch up over coffee next week?

Попрактикуємося?

Яка найкраща тема для імейлу:
Hi Julie,
big thanks for your work. I carefully examined the mockup, and have several concerns. When can we discuss them?

  • Thanks for the mockup
  • Nuances in the mockup
  • Mockup discussion

Думаю, навіть не варто пояснювати, що - остання.

Найефективніший інструмент KISS-імейлів?

І наостанок про тему листа: чому вона належить до найефективніших інструментів KISS-імейлів?

Тому, що правильно написана тема може допомогти:

  • уникнути/не писати/викинути зайві слова, фрази і навіть цілі речення з імейлу. І відповідно писати коротше, простіше та зрозуміліше, “без води“ та бла-бла-бла;
  • і вдало сформулювати "складні" моменти.

Як?

1. Ніби й знаєте, що переходити потрібно одразу до суті, але все ще почуваєтеся некомфортно без  I am writing to… /Just a quick reminder.../Just checking in…?  Винесіть слова reminder  чи checking in у тему (найкраще у квадратні дужки) і не потрібно буде витрачати місце на безглузді вступи.

Те саме стосується Status updates, Next steps, Meeting follow-ups.
Наприклад, замість вступу Here is the weekly status update on Х, напишіть тему  Status update on Х, а імейл почніть з основного:

John,
The phase 2 started a bit later than we planned due to..

2. Пишете імейл із атачем? Замість того, щоб писати застаріле Please find attached чи навіть дещо кращі замінники, назвіть імейл іменем вкладення, а в тексті листа напишіть необхідну інформацію.

Наприклад,

SL:Weekly progress report

Hey [Name],
Nearly doubled my efforts on crafting texts.
But it is still difficult to predict if we meet the deadline.
Plan to involve a freelance-copywriter next week.
Let me know if you have any questions before our call tomorrow.
[Your Name]



3. Боїтеся прозвучати занадто pushy, bossy чи impolite, коли пишете про терміновість чи дедлайни? Винесіть ці “незручні” моменти в тему імейлу. [Due tomorrow]/[Today]/[Timely Request] – Need your approval for ...

4. Використовуйте тему як контекст. Замість того, щоб в тексті писати We met at the sales conference last Monday,назвіть імейл Followup after the sales conference last Monday.️Чи якщо імейлите по чиїйсь рекомендації вкажіть це в темі - Referred by Jane Brown for technical writer position.

5. Замість представлення, наприклад, коли надсилаєте резюме чи цікавитеся результатами співбесіди
- Human resources assistant application — John Smith.
- John Smith following up on sales position.

6. Ну, і те, що тема може бути імейлом, я уже писала!

Ефективних та розумних вам тем в імейлах! 🤛