Лист-дружнє нагадування або Follow Up Letter
Думаю, follow up імейл, хоч раз у житті, але доводилося писати усім. Це досить ефективний інструмент як для тих, хто має свій власний бізнес, так і для працівників компаній, скажімо, фінансового відділу. На жаль, не всі такі відповідальні як ми;) Ми не хочемо, щоб про нас думали, що ми pushy та unfriendly, але донести месидж все таки потрібно.
Як це зробити правильно, щоб отримувач виконав завдання, про яке ми нагадуємо? Коли варто надсилати лист-нагадування?
Думаю, перше питання, на яке слід відповісти, скільки зачекати: день, тиждень, ще довше? Відповідь частково залежить від ваших попередніх домовленостей з іншою стороною.
Якщо є конкретна дата, про яку ви домовлялися, то надсилати "м'який" лист - нагадування варто уже на наступний день після прострочення домовленого терміну.
Чекати не варто, бо у багатьох випадках чекання тільки погіршує ситуацію і зменшує шанси взагалі коли-небудь отримати відповідь.
Якщо стосовно відповіді, на яку ви очікуєте, не було попередніх домовленостей, то в такому випадку варто зачекати декілька днів або тиждень, особливо, коли ви просите про послугу. Наприклад, у випадку job application.
Давайте розглянемо конкретний приклад:нагадування про пропущений дедлайн.
Тема такого листа (якщо вам хочеться пропустити тему - не робіть цього). Про важливість та правильний вибір теми листа можна більше послухати на нашому YouTube каналі.
Перше речення. Оскільки ми говорили, що це має бути дружнє нагадування, то і тон повинен бути відповідним, незважаючи на те, як ви почуваєтеся в даній ситуації. Навіть у листах-нагадуваннях ми думаємо про читача!
Основне повідомлення. Тут вам знадобиться вся ваша ввічливість та наполегливість. Чітко поясніть, що саме було затримано (дата, робота, завдання, оплата), і коли воно повинне бути виконане.
Для того, щоб привернути увагу до листа, в темі можна написати - Response required, а потім, наприклад, назву проекту стосовно якого буде іти мова.
Заклик до дії. Напишіть конкретно, що повинно бути зроблено. У деяких випадках, можна попросити про повернення коштів, наприклад, при затримці доставки. Також хороша ідея запропонувати допомогу, наприклад, відповісти на запитання чи надати додаткові деталі по завданню.
Наприклад:
Hi Julie
Your design ideas for new features are very interesting. Thanks for your work, however, you are behind on Phase 1 and it prevents us from moving on to the next project phase.
Please, let me know the revised completion date for Phase 1 by the end of the day and if you are having trouble with this phase, I would be happy to help answer any questions you may have. You can reach me at: 00000000
І закінчити можна фразою: Thanks for your prompt attention to this matter.
Оскільки вона звучить позитивно та припускає, що адресат виконає завдання.
Не пишіть: Look forward to your reply asap.
Ті, хто відвідував мій тренінг чи слухав курс знають про всю марність ASAP.
Краще зателефонуйте.
Лист-нагадування - це досить ефективний інструмент, проте, інколи, варто зателефонувати. Особливо, коли ви уже надсилали лист-нагадування, а на нього не зреагували. Також, якщо є сенс обговорити додаткові деталі чи передомовитися про дати виконання, то дзвінок буде менш часо-затратним.
Тому, давайте жити дружно і поважати час один одного!
