Тема імейлу_KISStool
"Following up", "Question", "Information", "Update" - у моєму інбоксі сотні імейлів з аналогічними темами. Думаю, у ваших теж.
Subject line часто недооцінюють
Subject line або тема - це дуже важливий елемент імейлу, хоча і часто недооцінений та недовикористаний.
Це - і перше враження (поряд з ім'ям та email адресою відправника - це перше, що бачить отримувач, пробігаючись очима по вхідних).
І тригер рішення про те, чи відкривати лист і чи/що відповідати (статистично 64% імейлів відкривається в залежності від актуальності теми).
Але найкраще у темі імейлу - те, що це чудовий і функціональний інструмент, який може значно скоротити сам імейл - KISStool для KISSemails.
Subject Line у стилі KISS
Отже, які основні критерії Subject Line у стилі KISS (Keep It Short&Simple)?
1. Just do it. Перш за все, вона має бути. Уявляєте роздратування людини, якій потрібно відкривати імейл без теми, щоб дізнатися що там і наскільки терміново? + Такі листи часто губляться і "випадково" видаляються.
P.S. “?????!!!!!!!!!????!!!:);Р” - не вважається темою😋.
2. SMART it. Її можна просмартувати. Ну, майже, як ціль. SMART - specific, meaningful, appropriate, relevant, thoughtful (розшифровка Shirley Taylor). Бо це і є по суті індикатор цілі імейлу. Основне питання, на яке повинна відповідати тема - це "Що в середині імейлу?"
3. Keep it short and focused, and sweet. Переходьте одразу до суті та не “патякайте” зайве. У вас - не більше 50 символів (деякі джерела рекомендують 30-40).?"
4. Keyword it. Вона має містити ключові слова (по зменшенню важливості) для того, щоб у разі потреби можна було швидко знайти та відфільтрувати ваш лист.
PRO TIP: мій улюблений інструмент для ефективної теми імейлу - [...].
В залежності від контексту, можна використати [Action Required], [Reminder], [Urgent], [FYI], [Follow-up], [Your Input Required].
Наприклад,
[Need Your Review] Adjustments to program brochure або [action required] reply by Friday.
І так, в темі ОК використовувати такі “заборонені” слова:)
Отже, вияснили, що "Following up", "Question", "Information", "Update" - не відповідають жодному критерію з попереднього поста. Хіба що першому (добре, що є хоч такі - краще, ніж ніяких😀)!
Залежно від контексту, їх можна перефразувати на щось типу:
Following up - [Follow-up] deadline for Phase 1 / Marketing Manager interview follow-up
Question - Question about the upcoming leadership program
Information - Change of company picnic location
Update - Update on company payroll procedure-2019
Тема може бути цілим листом!
Ще один класна “фішка” по subject line, яка явно недовикористана (і дарма) - це те, що тема може бути цілим листом! Особливо, це корисно для тих, чиї компанії не дозволяють інстант-месенджерів на роботі.
Наприклад, чому б не написати в темі:
See you tomorrow at 8:00 am at Cups&Cake near the office.
ProTIP: лише не забудьте написати EOM (EndOfMessage) в кінці теми. Це слугує чудовим індикатором, що імейл відкривати не потрібно, і увесь месидж - в темі. Економія часу та вклад у ROR (ReturnOnRelationship).
Найчастіше "тема як імейл" використовується для:
підтвердження
- Confirmation of a meeting at 10:00 tomorrow.прохання/запит
- May I borrow your office @ 2 pm today?
- Please call me when you are free.
- Employee Survey: Please take by EODнагадування/фолоапу
- [Need our approval] Contract due COB.запрошення
- Coffee, Friday at 9?/Free to catch up over coffee next week?
Попрактикуємося?
Яка найкраща тема для імейлу:
Hi Julie,
big thanks for your work. I carefully examined the mockup, and have several concerns. When can we discuss them?
Thanks for the mockup
Nuances in the mockup
Mockup discussion
Думаю, навіть не варто пояснювати, що - остання.
Найефективніший інструмент KISS-імейлів?
І наостанок про тему листа: чому вона належить до найефективніших інструментів KISS-імейлів? Тому, що правильно написана тема може допомогти:
уникнути/не писати/викинути зайві слова, фрази і навіть цілі речення з імейлу. І відповідно писати коротше, простіше та зрозуміліше, “без води“ та бла-бла-бла;
і вдало сформулювати "складні" моменти.
Як?
1. Ніби й знаєте, що переходити потрібно одразу до суті, але все ще почуваєтеся некомфортно без I am writing to… /Just a quick reminder.../Just checking in…? Винесіть слова reminder чи checking in у тему (найкраще у квадратні дужки) і не потрібно буде витрачати місце на безглузді вступи.
Те саме стосується Status updates, Next steps, Meeting follow-ups.
Наприклад, замість вступу Here is the weekly status update on Х, напишіть тему Status update on Х, а імейл почніть з основного:
John,
The phase 2 started a bit later than we planned due to...
2. Пишете імейл із атачем? Замість того, щоб писати застаріле Please find attached чи навіть дещо кращі замінники, назвіть імейл іменем вкладення, а в тексті листа напишіть необхідну інформацію.
Наприклад:
SL:Weekly progress report
Hey [Name],
Nearly doubled my efforts on crafting texts.
But it is still difficult to predict if we meet the deadline.
Plan to involve a freelance-copywriter next week.
Let me know if you have any questions before our call tomorrow.
[Your Name]
3. Боїтеся прозвучати занадто pushy, bossy чи impolite, коли пишете про терміновість чи дедлайни? Винесіть ці “незручні” моменти в тему імейлу. [Due tomorrow]/[Today]/[Timely Request] – Need your approval for ...
4. Використовуйте тему як контекст. Замість того, щоб в тексті писати We met at the sales conference last Monday, назвіть імейл Followup after the sales conference last Monday. ️Чи якщо імейлите по чиїйсь рекомендації вкажіть це в темі - Referred by Jane Brown for technical writer position.
5. Замість представлення, наприклад, коли надсилаєте резюме чи цікавитеся результатами співбесіди
- Human resources assistant application — John Smith.
- John Smith following up on sales position.
6. Ну, і те, що тема може бути імейлом, я уже писала!
Ефективних та розумних вам тем в імейлах! 🤛
